Como criar os melhores times? Conhecendo seus objetivos e integrantes

Por: Mauro Radomile

Colaboradores da CI&T em dinâmica Team Canvas
Posted on Nov 7, 2019

O que você vai ler aqui:

  • As pessoas são a base de qualquer iniciativa

  • A dinâmica Team Canvas permite promover o autoconhecimento e a integração entre cada integrante da equipe

  • A importância de direcionar o olhar de todo o time para os objetivos do projeto e para as melhores práticas como times para atingi-los


 

Minha experiência na liderança de times de produto me levou a uma certeza: em qualquer iniciativa, o primeiro passo é entender as pessoas envolvidas. É importante conhecer suas fraquezas e fortalezas para ajudá-las a conectar ações com os seus princípios e valores. Somente assim iremos gerar um engajamento consistente e formar um verdadeiro time.

 

Mas esse processo de construção de equipe não é fruto do talento ou da sorte. É resultado de bastante estudo e da aplicação de técnicas específicas.

 

No meu caso, esse entendimento chegou há algum tempo, enquanto formava um time de produto. O ano era 2017 e tínhamos um time extremamente competente na tecnologia do projeto. Eu acreditava que estávamos no processo de amadurecimento normal, como time, na linha do modelo Tuckman. Porém, depois de 3 sprints, entendi que o desafio era muito maior. Não tínhamos bons indicadores de qualidade, a performance era baixa e víamos pouca conexão e engajamento com o desafio. 

 

O resultado? Tínhamos profissionais excelentes, mas sofríamos como time.

 

Foi uma experiência bastante complexa que me levou a buscar uma maneira diferente de atuação. Fiz várias reflexões sobre o ocorrido e estudei bastante sobre o assunto. A cada nova leitura, percebia que tudo convergia para "entender as pessoas, seus valores e princípios", gerar conexões e empatia entre elas.

 

Nesse processo, conheci a dinâmica Team Canvas, pelo livro "Design a better business", e aquilo começou a fazer sentido: rodar uma dinâmica de cocriação para identificar os valores das pessoas e gerar conexões entre elas, fortalecendo o processo de formação de time. O layout sugerido, neste caso, é muito lúdico. Por isso, procurei por um formato mais aderente ao meu perfil e achei o site theteamcanvas.com, com um canvas mais padrão. 

 

A oportunidade de testar esse canvas chegou no começo de 2018 com um novo contrato. Um time novo, formado por pessoas que já trabalhavam na CI&T e outras recém contratadas, era uma primeira experiência perfeita. A prática foi extremamente rica, com um NPS >90. 

 

A partir disso, rodei e aperfeiçoei a dinâmica em várias ocasiões. Hoje, já apliquei para mais de 150 pessoas, em grupos dos mais diversos, desde times internos até áreas do cliente. Atualmente, outras pessoas da CI&T, de outros contratos e contextos, estão aplicando e colhendo os frutos dessa dinâmica no processo de formação de time.

 

 

A ferramenta

O Team Canvas é dividido em 9 grupos: Papéis e Pessoas, Objetivos Pessoais, Valores, Propósito, Objetivos Comuns, Pontos Fortes, Fraquezas e Riscos, Necessidades e Expectativas e Regras e Atividades.

 


Referência: http://theteamcanvas.com/

 

Sua aplicação parte de uma dinâmica na qual vamos falar e ouvir coisas sobre cada uma das pessoas. Por isso, eu sempre incentivo que elas se sintam seguras para se expor e que não tenham medo de abrir o coração. Tento mostrar a importância de termos sinceridade e transparência para gerar conexões muito fortes. Já que, só quando chegamos a este ponto de confiança uns nos outros, é que “criamos” o time.

 

Os grupos do Team Canvas:

 

Papéis e Pessoas: é o “quebra gelo”. Neste momento, cada um coloca um post-it individual com seu nome e seu papel. Aqui, podem surgir insights interessantes sobre em qual papel a pessoa se vê, uma informação importante para futuros desdobramentos de desenvolvimento pessoal e de carreira.

 

Objetivos Pessoais: ainda com post-its individuais, cada pessoa deve indicar quais são seus objetivos. Não há certo ou errado. É possível indicar a meta de querer se tornar CEO, enriquecer. Neste caso, não há limitação de post-its por pessoa e é importante que os participantes se identifiquem nos post-its, por meio de iniciais ou do seu nome. Isso é fundamental depois, na consolidação da dinâmica.

 

Valores: não há limite de post-it por pessoa e as inclusões não precisam ser nominais. Aqui, assim que o time concluir a criação dos post-its, a pessoa responsável pela facilitação inicia uma votação para determinar quais serão os cinco valores desse grupo. Ou seja, os princípios que norteiam as decisões da equipe de trabalho. A escolha é feita por votação direta, com cada participante tendo direito a cinco votos. 

 

Objetivos Comuns: os post-its não são nominais e não há limite de quantidade. As perguntas aqui são: o que esse grupo almeja atingir? Qual é o principal objetivo desse grupo? Assim que todos concluírem, cada participante terá cinco votos para escolher os post-its que mais representam os objetivos desse grupo. 

 

Propósito: os post-its não são nominais e não têm limite de quantidade. Eles devem responder as perguntas: por que estamos fazendo isso? O que nos leva a buscar o nosso objetivo comum? Assim que todos concluírem suas colaborações, cada participante terá um voto para escolher o post-it que mais representa os valores do grupo. Normalmente, o resultado é a construção de uma frase que consolida as indicações de mais de um post-it. 

 

Pontos Fortes: os post-its são individuais. Não há limite de quantidade de notas por pessoa, que deve se identificar em cada uma delas. As perguntas aqui são: quais são as suas habilidades para ajudar esse grupo a atingir os objetivos? Quais são suas soft skills? O que você faz bem?

 

Fraquezas e Riscos: os post-its são individuais. Não há limite de quantidade de notas por pessoa, que deve se identificar em cada uma delas. As perguntas aqui são: quais são as fraquezas que você ou esse grupo tem? Quais são os obstáculos que você visualiza para esse grupo atingir os objetivos comuns? O que esse grupo precisa saber sobre você? 

 

Necessidades e Expectativas: Os post-its são individuais, não há limite de quantidade e as pessoas precisam se identificar nele. As perguntas aqui são: o que vocês precisam para o sucesso desse time? Quais são as suas necessidades pessoais em relação ao time para você fazer o seu melhor?

 

Regras e Atividades: Os post-its são individuais, não há limite de quantidade e as pessoas precisam se identificar nele. As perguntas aqui são: quais são as regras que queremos introduzir depois desta sessão? Queremos desenvolver alguma atividade ou ação depois dessa sessão?

 

 

O que aprendi aplicando o Team Canvas

 

Vou compilar aqui as principais alterações e aprendizados que adquiri rodando esse dinâmica:

 

  • Não existe certo ou errado nas escolhas do grupo ou nos post-its individuais. Deixe o grupo conduzir a criação e os caminhos.

  • Recomendo rodar as primeiras dinâmicas com grupos menores, de 10 a 15 pessoas, para depois encarar desafios maiores. Eu já rodei essa dinâmica para 50 pessoas e o desafio é grande. Para grupos maiores com mais de 20 integrantes, eu recomendo ter cofacilitador.

  • Eu sempre leio todos os post-its e olho para quem escreveu, para tentar identificar algum sinal que me permita explorar mais o assunto. Um caso real: um participante colocou um post-it falando que não gostava de receber feedbacks do seu trabalho, na parte relativa às necessidades e expectativas. Lendo a nota, vi que ele se mostrou aberto a falar mais e conseguimos, juntos, chegar ao entendimento de que ele precisava receber feedbacks das suas entregas para não entrar em uma espiral negativa e de baixa autoestima.

  • Nas saídas, regras e atividades, é fundamental que o grupo se conecte e assuma a responsabilidade de desdobrar a ação sugerida. Para isso, eu sempre listo as cinco alternativas mais votadas e pergunto quem quer desdobrá-las. Alguém assumindo, colocamos uma data alvo e uma forma de acompanhamento (Trello, reuniões, etc). No final, questiono se alguém do grupo quer desdobrar alguma das ações/ideias que não estão entre as mais votadas. Em uma dinâmica, por exemplo, tivemos um caso em que o grupo se dispôs a fazer uma ação social na qual construíssem algo com as mãos. Com essa informação, o desdobramento resultou em uma ação social na escola Escola Estadual Prof. Maria Belmira Trindade, em Belo Horizonte-MG, onde pintamos 12 salas de aula.

 

Dito isso, fica a pergunta: mas o que se ganha com tudo isso? Para as empresas fica a qualidade do produto final, desenvolvido por um time coeso e comprometido. Para as pessoas, o resultado é certamente um maior conhecimento sobre si próprio e ampliação da capacidade de trabalhar em equipe. 

 

Afinal, parafraseando Cesar Gon, nosso CEO, nós "desenvolvemos pessoas antes de desenvolver softwares".